Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website. 2. Verantwortlicher Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: PBK Hausverwaltung UG Frintroper Straße 417 45359 Essen Geschäftsführer: Christian Penk Elvira Kumpf Prokurist: Justin Barke Telefon: 0201 / 37640223 E-Mail: info@pbk-verwaltung.de Website: https://pbk-hausverwaltung.onepage.me 3. Datenschutzbeauftragter Aufgrund der Größe und Struktur unseres Unternehmens besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an: info@pbk-verwaltung.de wenden. 4. Hosting der Website Diese Website wird über die Plattform Onepage GmbH betrieben. Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser Ihres Endgerätes an den Server unseres Hosting-Anbieters übermittelt und temporär in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dabei können insbesondere folgende Daten erhoben werden: IP-Adresse Datum und Uhrzeit des Zugriffs Browsertyp und Browserversion verwendetes Betriebssystem Referrer-URL Hostname des zugreifenden Rechners Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung eines sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betriebs unserer Website. 5. Cookies und Consent-Management Unsere Website verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten. Wir unterscheiden zwischen: technisch notwendigen Cookies Statistik-Cookies Marketing- und Tracking-Cookies Nicht technisch erforderliche Cookies werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Zur Verwaltung der Einwilligungen verwenden wir das von Onepage bereitgestellte Consent-Management-System. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung und das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät ergibt sich aus § 25 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen. 6. Kontaktformular Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dies können insbesondere sein: Name Telefonnummer E-Mail-Adresse Inhalt Ihrer Nachricht Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von Ihnen übermittelten Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Verarbeitung personenbezogener Daten von Eigentümern, Mietern, Interessenten und Dienstleistern Im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Mietern, Mietinteressenten, Handwerkern, Dienstleistern sowie sonstigen Geschäftspartnern, soweit dies zur Durchführung unserer Verwaltungs- und Betreuungsleistungen erforderlich ist. Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere gehören: Vor- und Nachname Anschrift Telefonnummer E-Mail-Adresse Objekt- und Vertragsdaten Bankverbindungsdaten Korrespondenzdaten Abrechnungs- und Zahlungsinformationen Schadensmeldungen Dokumentationen von Verwaltungs- und Instandhaltungsmaßnahmen Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken: Durchführung von Hausverwaltungsleistungen Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern Bearbeitung von Anfragen und Schadensmeldungen Organisation und Durchführung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen Erstellung von Abrechnungen Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Wahrnehmung berechtigter Interessen im Rahmen der Verwaltung von Immobilien Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Soweit dies zur Vertragserfüllung oder zur ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich ist, können personenbezogene Daten an Eigentümergemeinschaften, Eigentümer, Handwerksbetriebe, Energieversorger, Versicherungen, Messdienstleister, Rechtsanwälte, Steuerberater, Banken oder sonstige beauftragte Dienstleister weitergegeben werden. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Die personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Insbesondere ergeben sich Aufbewahrungsfristen aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften von bis zu zehn Jahren. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren berechtigten Interessen oder gesetzlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. Ergänzung zum Kontaktformular Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen. Je nach Art Ihrer Anfrage können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname Telefonnummer E-Mail-Adresse Anschrift Angaben zum verwalteten Objekt Inhalt Ihrer Nachricht Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von Ihnen übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen. Verarbeitung personenbezogener Daten von Eigentümern, Mietern, Interessenten und Dienstleistern Im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Mietern, Mietinteressenten, Handwerkern, Dienstleistern und Geschäftspartnern, soweit dies zur Durchführung unserer Verwaltungsleistungen erforderlich ist. Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten) Vertragsdaten Objektbezogene Daten Zahlungs- und Abrechnungsdaten Korrespondenzdaten Schadensmeldungen Kommunikationsdaten Die Verarbeitung erfolgt zur: Verwaltung von Immobilien Kommunikation mit Eigentümern und Mietern Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen Beauftragung von Dienstleistern Erstellung von Abrechnungen Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Wahrung berechtigter Interessen im Rahmen der Immobilienverwaltung Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Weitergabe personenbezogener Daten Soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, können personenbezogene Daten an folgende Empfänger weitergegeben werden: Eigentümergemeinschaften Wohnungseigentümer Handwerksbetriebe Wartungsunternehmen Energieversorger Messdienstleister Versicherungen Steuerberater Rechtsanwälte Banken IT-Dienstleister Hostinganbieter Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Bewerbungen Sollten Sie uns Bewerbungsunterlagen per E-Mail übersenden, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Datensicherheit Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails Der Nutzung der im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Website behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, insbesondere durch Spam-E-Mails, vor. 7. Google Analytics 4 Soweit Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics ermöglicht uns die Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. Hierzu werden unter anderem Informationen über Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Endgeräte, Herkunft der Besucher sowie Interaktionen auf unserer Website verarbeitet. Google kann hierbei Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen sowie Daten an Server der Google LLC in den USA übermitteln. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 8. Google Ads und Conversion Tracking Wir nutzen Google Ads zur Bewerbung unserer Dienstleistungen. Im Rahmen von Google Ads verwenden wir Conversion-Tracking. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, kann Google ein Cookie auf Ihrem Endgerät speichern. Dadurch können wir erkennen, ob eine Werbeanzeige erfolgreich war und ob bestimmte Aktionen auf unserer Website durchgeführt wurden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. 9. Google Remarketing Wir nutzen Google Remarketing, um Besuchern unserer Website interessenbezogene Werbung auf anderen Websites innerhalb des Google-Werbenetzwerks anzuzeigen. Hierzu werden Informationen über Ihr Nutzungsverhalten verarbeitet und mit einer pseudonymen Kennung verknüpft. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 10. Meta Pixel (Facebook & Instagram) Auf unserer Website setzen wir das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland ein. Mit Hilfe des Meta Pixels können wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram messen sowie Nutzergruppen für zukünftige Werbeanzeigen bilden. Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: IP-Adresse Browserinformationen Geräteinformationen besuchte Seiten Interaktionen auf der Website Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. 11. LinkedIn Insight Tag Unsere Website verwendet den LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Der LinkedIn Insight Tag ermöglicht die Analyse der Nutzung unserer Website sowie die Erfolgsmessung von Werbekampagnen auf LinkedIn. Hierbei können personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Geräteinformationen und Nutzungsverhalten verarbeitet werden. Die Nutzung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 12. TikTok Pixel Wir verwenden auf unserer Website das TikTok Pixel der TikTok Technology Limited, Irland. Mit Hilfe des TikTok Pixels können wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen messen sowie zielgruppenorientierte Werbung auf TikTok schalten. Dabei können insbesondere Informationen über Ihr Surfverhalten, Geräteinformationen und Interaktionen auf unserer Website verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 13. Empfänger personenbezogener Daten Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit können personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden: Hosting-Dienstleister IT-Dienstleister Marketing- und Werbedienstleister Analyse- und Trackinganbieter Behörden und öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung Handwerker, Dienstleister oder Vertragspartner, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. 14. Drittlandübermittlung Im Rahmen der Nutzung von Google, Meta, LinkedIn und TikTok kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden. Soweit eine Datenübermittlung erfolgt, erfolgt diese auf Grundlage der jeweils gültigen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder anderer geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO. 15. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 16. Rechte der betroffenen Personen Sie haben jederzeit das Recht auf: Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO Löschung gemäß Art. 17 DSGVO Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an: info@pbk-verwaltung.de wenden. 17. Beschwerderecht Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de 18. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.